无远虑必有近忧：应收账款管理

应收账款回款关系企业生存与发展，企业没管理、没机制反馈、没工具，出现回款问题，是客户问题还是业务员问题，公说婆说谁有理？没事实经验体系对策。

应收账款本意根据不同客户群体分类，合作年限、交易记录、贡献、口碑、还款意向、资信、结合企业布局等综合评估考虑给予一定额度、一定期限赊销行为体系，便于规模增长，但也带来资金流影响问题困扰，甚至影响企业基于长青发展，判断企业管理、现金流是否良性，其中关键指标之一“应收账款”，本文结合实际中问题及对策。

一 应收账款管理存在问题：

（一）没核算与管理体系

1.业务员包揽客户资源及记录

业务员包揽所有客户资源及信息，如业务员个人手机微信下单、回款、对账等；如出现该情形说明高层管理严重缺失，间接被业务员绑定，公司非常被动，客户是公司资源，本应该资源与管理导入企业平台；如果业务员离职怎么办？

2.客户基本信息、资料缺失或不全

  由于从源头缺少管理，出现新客户、老客户基础信息不全，正常合作开始，首选收集客户营业执照、身份证，常联系电话，通讯地址、微信、职位等，这些基础信息便于对账，甚至后续起诉要件信息，没客户联系，没身份证姓名及号码或客户名称乱简称，连起诉都难，如起诉人力财力付出更高，因此从源头把关，是销售部、财务部责任，公司管理无远虑必有近忧。

3.交易手续不合格或不全

（1）合同问题：交易开始，从签订合同建立关系开始，现实中很多业务凭直觉、凭合作几年关系，但如果大环境恶化如市场地产、金融危机等，都会增加供应链客户回款难度及坏账，甚至后续催收、起诉难度，因此合作关系，尽量签订合作协议或框架，约定结算方式、付款时间、起诉所属地、起诉费用等关键条款。

（2）送货单：送货单是双方交易关键证据，现实中往往出现送货单丢失，送货单收货人没签字，实际客户与收货人不一致或没授权等缺失，造成后续对账，起诉困难，因此送货单是所有证据中关键证据，弥补送货单收入签字或遗漏，可以增加对账单，进一步确认送货确认。

（3）还款协议不规范：出现客户名称简写或出错，出现实际客户与还款协议客户不一致等问题等

4. 很少对账工作

     对账勤不勤，也是应收账款管理动作之一，经常对账，才能对客户回款情况了解，现实中公司管理规范，业务员账清楚，勤对账，往往回款率高，业务员只顾做业务，不懂回款，不清楚账，往往回款率低，付款方也知道你习惯可以赊，不规范，拖，现实中往往出现业务员完成销售，后续回款就断档，没跟踪对账，没回款指标任务，造成应收账款居高，因此销售部、财务部要建立联动对账机制、公司对回款指标达成，要复盘与监控。

（二）没客户系统管理

客户维护、客情往往业务员做，凭直觉，没有过程记录与反馈，比如拜访、对账、身份信息反馈、回款等都没记录在案，很难客户建模，没记录，没过程，就没办法管理，回款出现问题是客户问题还是业务员问题？就很难说清楚，所有需要利用ERP或客户关系管理系统，把客户从源头开始，过程拜访记录，信息收集记录等建模，定期与不定期财务部、销售部一起完善与监督。

（三）没档案管理机制

客户送货单、对账单、合同、还款协议、聊天记录等证据，都很重要，往往出现书面证据销售部自己报告，没分类，丢角落，需要证据时，找半天，所有公司要建立档案管理制度，落实责任人，定期交接手续，避免后续催收与起诉花费大量人力及被动。

（四）没绩效考核

      没考核，没压力，没重视，人性本能是懒，安现状，轻松，只想自己，因此需要考核跟踪反馈机制，考核目标，检核，反馈提升，总结及全程辅导，引入考核，是公司面临风险，需要管控，通过考核管控或降低风险。

（五）没协同机制

往往业务员蒙头或盲目扩张，他们更多考虑业绩及提成，往往不考虑回款，造成应收账款随之业务增加，甚至往往出现失控，或业务员关系户，要杜绝或管控，就需要协调部门财务部介入及管理层重视，两部门加强联动对账，播报，建模，催收，甚至起诉。

（六）缺普法知识

     业务员往往没有法律知识或很少，没证据概念，长期跟客户打交道，哥俩好，客情爱面子，没想到会分道扬镳起诉，有必要学习下法律知识，便于配合公司及财务部回款，针对证据有效性，证据链完整性还原现场，都需要证据比如仅有还款协议不行，还需送货单，证明实际交易买卖，仅有送货单，没客户签章，也降低证据佐证，可以通过微信聊天确认客户签收，收货拍照，发货单签收等弥补缺失。

二、应对策略

针对应收账款管理从三方面发力：架构“系统工具”、“体系”、“人”，俗话说“鱼”和“熊掌”不可兼得，其实鱼和熊掌可以兼得，鱼比喻规模，熊掌比喻回款，关键在于 “管”和“理”，先不谈行业、产品定位问题，管就是人的责任与绩效考核挂钩；理就是工具、机制，管好人，理顺事及之间关系。

（一）客户关系管理系统

面对异地业务，客户群体多、新产品、公司扩张期往往没重视客户管理，放任业务员扩张、维护、客情，管理层只重视收入与利润，缺少回款与客户管理，一旦市场环节变化，办事处、业务员离职就难以应对或被动，因此从源头开始利用管理工具如ERP系统，CRM客户关系管理等，进行建模，包括客户基础建档、信用评级、合理额度、拜访记录等，通过客户行为、信用等大数据管控回款、维护、信用额度，提供事实经营数据建模，提供经营指导及策略。

1.业务员给予一定权限，要经常查阅应收账款，了解客户销售与回款情况，拜访记录，现实中出现业务员只懂销售，不懂欠款现象或没策略分类客户，分别给予合理信用额度，给予催收手段；

  2.通过系统根据不同客户群体，不同客户设置信用额度，预警，超过额度暂停开单，避免业务员无序销售。

（二）核算与管理体系

  1.建立应收账款管理办法：信用评级体系、审批流程、信用额度审批，证据档案管理、催收与起诉等制度规范。

  2.对账工作：勤于对账，也是间接催款，销售部会同财务部定期与不定期对账机制，特别大额客户，公司客户建立双方财务之间对账确认工作，回款，账不对，不清理，无规矩，容易造成客户错觉以为销售公司有资金或业务员无序扩张，造成呆着或坏账，尾巴大掉不动被动局面，讲个故事某通讯领头公司曾经销售国外客户，款都忘记要回，公司创始人一次会晤中提到，您公司销售款，都忘记了，后面公司创始人才发现管理问题，销售与回款割裂，真空地带无监管。

3.监管与互动（信息对策）：财务部要参与业务，对业务、客户前端有一定了解，避免业务员怎么说，怎么圆，通过数据及掌握信息印证事实，就必须深入业务前端，通过客户建模及大数据发现问题，应对策略、解决与管控真空地带，避免无序赊销，同时还要对销售、回款等关键指标播报，客户黑白名单，信用复盘播报力度，催促业务员夯实客户实情，便于公司层面做出客观实情应对，业务员做到“春江水暖鸭先知”。

（三）人的责任与绩效考核

    1.没明确岗位责任、没考核，往往造成业务员游离边缘，不想失去客户，想要业绩，但碍于面子或没对策，造成回款率低，因此公司要引入回款率指标，应收账款余额总控制，针对不同客户群体分类、不同合作年限客户分类，结合客户评级得分，分类给予合理信用额度，周期性调整客户信用。

    2.加强监督：管理层及业务部要有回款重视度及意识，财务部监督，加强播报回款率，协同催收与起诉工作。

                                      本文作者：福星

                                 福星咨询2022年6月10日

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